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Creazione di un crisis management plan

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Un fatto indiscutibile della gestione di un’impresa è che ci sono innumerevoli cose ad un certo punto andranno storte. Una consegna potrebbe scomparire, potresti avere delle controversie legali, o, per assurdo, una pandemia globale potrebbe ridurre le entrate a zero dall’oggi al domani.

Anche se non puoi evitare la crisi, potresti essere in grado di evitare alcune delle ricadute pensando al futuro e mettendo in atto piani per cose che potrebbero andare storte, per quanto improbabile possano sembrare. Questo è lo scopo del crisis management: è il processo di preparazione per affrontare una situazione o un’emergenza dirompente e di solito inaspettata. Implica il lavoro in tutte le funzioni dell’azienda, dalla modellazione finanziaria alle pubbliche relazioni. Il modo in cui rispondi pubblicamente a un evento non pianificato può essere fondamentale.

Una crisi può accadere a un’azienda di qualsiasi dimensione, non solo alle grandi multinazionali. E se gli eventi recenti ci hanno insegnato qualcosa, è l’impatto sproporzionato di una crisi sulle piccole imprese.

La cosa da ricordare è che sebbene le crisi siano imprevedibili e non puoi controllarle direttamente, puoi gestire il modo in cui rispondi ad esse per ridurre il loro impatto. E la chiave della tua risposta sta nell’avere un piano ben strutturato e una solida strategia pronta a partire quando si è colpiti. Creare piani per eventi ipotetici potrebbe non essere in cima alla tua lista di priorità, specialmente quando ci sono molti problemi che ti tengono occupato.
Ma quando ti prendi il tempo per pensare a tutto ciò che potrebbe andare storto, ti renderai presto conto del valore di un po’ di preparazione. Essendo proattivo e utilizzando una buona gestione, puoi persino trasformare una crisi in un’opportunità, arricchendo le relazioni con i tuoi clienti esistenti e persino acquisendone di nuovi.

Cose da annotare

La gestione delle crisi è possibile con un budget limitato.
Sebbene tu possa dedicare molto tempo, denaro e sforzi alla creazione di un piano di gestione delle crisi, ci sono molti strumenti e modelli gratuiti o poco costosi da sfruttare come piccola impresa.

Una cattiva risposta a una crisi può avere un impatto più duraturo dell’evento stesso.
Ad esempio, affrontare una crisi malamente potrebbe far affondare il morale del personale e portare alla perdita di vendite. Ecco perché è importante tenere conto di tutti gli aspetti della tua risposta quando pianifichi.

L’entità della crisi può influenzare la risposta.
Ecco perché è utile avere più imprevisti per la stessa crisi a scale diverse. Ad esempio, il tuo piano potrebbe includere istruzioni su cosa fare se le tue entrate diminuiscono moderatamente e istruzioni diverse se le tue entrate scendono a zero.

Gestire una crisi potrebbe richiedere tempo.
Assicurati che il tuo piano di crisi includa idee su come mantenere il resto della tua attività il più agevole possibile mentre affronti gli imprevisti. Ad esempio, incentivando alcuni membri del team ad assumersi determinate responsabilità mentre si gestisce la crisi.

Aspetti chiave
• La gestione delle crisi riguarda la pianificazione anticipata di situazioni potenzialmente dirompenti per la tua azienda.
• Questo tipo di pianificazione è essenziale per le piccole imprese, che rischiano di essere colpite in modo sproporzionato da gravi crisi.
• Le crisi inaspettate possono portare a opportunità inaspettate se la tua azienda sopravvive.

Come creare un crisis management plan

(1) Identifica le crisi che la tua azienda potrebbe affrontare.
Innanzitutto, fai un brainstorming su tutti i possibili problemi che potrebbero sorgere e non lasciare nulla fuori dal tavolo. Per farti riflettere, ecco alcuni rischi comuni che le aziende devono affrontare: una crisi finanziaria come un calo delle entrate; una crisi del personale come attività non etiche o illegali tra i dipendenti; un evento che influisce sulla tua reputazione; una crisi tecnologica come un server inattivo o un attacco informatico; o una crisi naturale come un’alluvione o una tempesta.

(2) Esamina il potenziale impatto di ciascuno di essi.
Dopo aver elencato tutti i possibili problemi interni ed esterni che potrebbero verificarsi, inizia a esplorare come potrebbero influire sulle varie parti della tua attività, comprese le operazioni, le finanze, il personale e la reputazione. Chiediti quali potrebbero essere gli effetti a catena di un evento. Non dimenticare di considerare quanto probabilmente ti costerà anche affrontare ogni crisi.

(3) Trova potenziali soluzioni.
Considera le crisi e gli impatti che hai elencato e decidi quali azioni devi intraprendere per: ridurre la probabilità che si verifichino; risolverli in tempo reale; o ridurre l’impatto che hanno sulla tua attività. Considerarlo come un esercizio di collaborazione e riunire il tuo team per mettere le tue idee collettive su una lavagna è un ottimo modo per farlo.

(4) Delegare le responsabilità.
Assegna compiti specifici ai membri del tuo team, anche se sono solo una manciata, e aggiornali al passo con il tuo piano. A seconda del tipo di crisi, dovrai anche identificare chi deve essere coinvolto esternamente, come avvocati, consulenti o primi soccorritori.

(5) Aggiorna regolarmente il tuo piano.
Man mano che la tua attività cresce e le circostanze cambiano, dovrai rivedere il tuo piano e aggiornarlo regolarmente. Cerca di rivedere i tuoi piani di crisi almeno ogni sei mesi per assicurarti che siano ancora validi per il tuo team, le attività aziendali e le strutture attuali.

(6) Rivedi la tua risposta.
Infine, se si verifica una crisi, prenditi il ​​tempo per valutare come l’hai gestita e incorporare qualsiasi apprendimento negli altri piani che hai in atto o che sviluppi in futuro.

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